Lorsque vient le temps de s’occuper de sa comptabilité, beaucoup de mes clients ont la même question qui revient fréquemment : De quoi ai-je besoin?

Pour élucider ce mystère qui n’en est pas réellement un, cet article a pour but de vous guider dans le classement et la préparation de vos documents nécessaires que vous soyez seul à vous occuper de votre tenue de livres ou que vous apportez vos documents chez un comptable.

Preuves de ventes

Dépendamment de votre type d’entreprise ou de votre façon de faire en tant qu’entrepreneur, lors de la réalisation d’une vente, vous pouvez émettre un contrat et/ou facture et/ou reçu.

Si vous êtes dans le domaine de la programmation web par exemple, vous émettez probablement au prospect un devis, qui ensuite devient une facture lors de l’acceptation du devis. Et vous envoyez au client une preuve de paiement qui est le reçu.

Relevés de comptes

Lorsqu’on parle de comptes, nous ne nous limitons pas aux comptes de banque. Nous définissons un compte par là où votre argent est transigé pour effectuer des ventes ou des dépenses. Parmi les comptes les plus courants :

• Compte bancaire
• Carte de crédit
• Paypal
• Compte épargne de l’entreprise

Preuves de dépenses

Il est bien sûr important de garder précieusement toute les preuves des dépenses encourues pour fins d’affaires. Ces preuves peuvent être sous plusieurs formes dépendamment de la dépense :

• Facture et reçu (fournisseur,  restaurant, taxi, achat de fournitures…)
• Confirmations de transferts de fonds (Paiement de fournisseur, paiement de facture Paypal…)
• Talons de chèques (Paiement de loyer, taxe d’affaires, fournisseur…)

Contrats

Si vous avez des contrats à long terme, il est toujours important de connaitre certaines informations vitales telles que : le montant du début, le taux d’intérêt, le paiement mensuel, la durée du contrat.

Lorsqu’on parle de contrats dans le cas d’une entreprise, nous pouvons penser notamment à un prêt, un contrat de location, un achat de véhicule avec financement…

Apports / retraits de l’actionnaire

Bien qu’il soit fortement déconseillé d’utiliser son compte personnel pour faire des transactions pour l’entreprise, c’est une chose qui peut arriver de temps en temps. Il arrive à tout entrepreneur de faire des dépenses personnelles avec le compte de l’entreprise ou bien faire un achat pour l’entreprise avec le compte personnel.

Lors de la classification des documents, il est fortement conseillé de séparer clairement ces dépenses.

La classification

La tenue de livres d’une entreprise est généralement accomplie mensuellement. Il est donc bon de séparer tous les documents selon cette fréquence.

Si vous opérez par exemple un restaurant et que vous vous apprêtez à faire la comptabilité du mois de Septembre 2016, classez les documents de Septembre ainsi :

• Les comptes de mois de Septembre.
• Les preuves de ventes du mois de Septembre. Identifiez sur les comptes les ventes qui ont été payées. Ex : vous émettez une facture no215 de 3000$ et vous recevez un acompte le 12     Septembre de 1000$. Marquez à côté du montant reçu au compte ‘’facture no215’’
• Annexez les preuves de dépenses avec le compte afférent. Si par exemple, vous avez fait une   dépense de 35$ pour un diner avec un client potentiel et que vous avez payé avec une    VISA. Brochez la facture et le reçu avec le compte de banque de Septembre.
• Si vous faites affaires avec un comptable, il devrait toujours avoir une copie d’un contrat que   vous avez avec vos fournisseurs. Ne remettez jamais la copie originale.
• Dans le cas où vous avez fait des dépenses personnellement pour l’entreprise, classez les preuves séparément de façon à ce qu’ils soient bien identifiés.

Petite caisse et autres  

Si une partie de vos affaires se transige en argent comptant, il est exigé de faire un décompte et ce même si vous êtes la personne en charge de la petite caisse. Vous devez avoir en tout temps l’information de ce que la caisse contient à une certaine date. Ainsi, vous serez plus vite au courant d’une perte ou d’un vol.

Il en est de même pour les stocks. Il est parfois difficile de connaitre l’état de ses stocks en temps réel (des solutions automatisées existent pour remédier à ce problème), il est alors obligatoire de faire un décompte manuel au moins une fois par année.

En gros

Le classement de vos documents, malgré que peu plaisant, ne devrait pas prendre énormément de temps, dépendamment de votre volume d’activités. Nous estimons qu’il faut consacrer 15 à 20 minutes par jour pour éviter de :

• Payer votre comptable des sommes exorbitantes en classement (aucune plus-value)
• Perdre du temps à chercher des documents à chaque fois qu’ils sont demandés.

N’hésitez pas à contacter un membre de notre équipe pour des conseils sur la gestion de comptabilité de votre entreprise.

Voici un aide-mémoire pour vous aider avant votre prochaine visite chez votre comptable

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